電話対応と本来の業務とを並行して行っていくのは、なかなか大変なことです。忙しく顧客からの電話に出られなかった、電話対応に追われて業務が進まない、そんなことも起こりうるでしょう。そうした問題の解決に役立つのが、電話代行サービスです。
電話代行サービスを上手に活用すれば、経費を削減しつつ仕事環境を改善することができます。
電話代行サービスによって削減できる様々なコスト
電話代行サービスが持つ一番の魅力は、導入することによって様々なコストを削減できる、という点にあるでしょう。電話受付のためにスタッフを用意するとなると、人件費がかかります。顧客からの問い合わせが多いという場合、電話回線を複数用意する必要も出てくるでしょう。
電話代行サービスを利用すれば、そうした経費を効果的に削減することができます。電話代行サービスを導入した結果、毎月かかっていた経費を大幅に削減できた、という事例も多くあるのです。
本来の業務に集中できる
個人で店舗やサロンを経営されている方の場合、電話対応に追われて仕事が滞ってしまうことも少なくないといいます。電話代行サービスを導入すれば、対応に時間を割く必要がなくなるため、本来の業務に集中することができるでしょう。
電話代行サービスを活用すれば、仕事に集中できる環境を整え、時間を有効活用することが可能になります。
機会損失を防ぐことが可能
規模の小さいオフィスや個人経営の店舗などの場合、一度に応対できる電話の数には限りがあります。電話対応専門のスタッフを用意していたとしても、同じ時間帯に問い合わせ電話が集中してしまえば、取りこぼしてしまうことが多くなるでしょう。
問い合わせ等の電話は、比較的同じ時間帯に集中しやすいものです。受けられる電話の数が限られている場合、気づかぬうちに機会損失をしている可能性が高いといえます。電話代行サービスを利用すれば電話の取りこぼしを簡単に防ぐことができますので、売上アップが期待できるでしょう。
顧客の信頼を損なわない
他の業務に追われて電話を取ることができない、問い合わせが多く対応しきれない、そんな状況になることもあるでしょう。顧客はオフィスや店舗内がどういった状況になっているか、全くわからない状態です。いつ電話をしてもつながらない、対応してもらえないという状況が続くと不信感を覚えるようになります。
最悪の場合、そもそも存在していない会社なのではないか、という疑いすら持たれてしまうかもしれません。電話代行サービスでは常に複数のオペレーターが待機し、電話対応を行っています。このため多少問い合わせ電話などが集中しても、基本的には取りこぼすことがありません。
電話をかければ必ずつながる、という安心感を顧客に与えることができるのです。
費用対効果を重視して電話代行サービスを選ぶなら
電話代行サービスには様々なメリットがあるため、導入することでコストを大幅に削減できたり、業務の効率がアップしたというケースが多くあります。しかし用途に合わないサービスを選んでしまったり、内容をよく確認せずに導入してしまうと、むしろコストが増加してしまう恐れもあるため、注意が必要です。
費用対効果を重視して電話代行サービスを導入したい、そんな場合に注目すべきポイントについてチェックしていきましょう。
目的にあったプランを選択することが大切
電話代行サービスを利用するなら、目的や用途にあったプランを選ぶことが大切です。ただ単に電話受付だけを頼みたいのか、予約受付や料金案内まで依頼したいのかによって、適したプランが異なってきます。また受付時間や土日祝対応の有無といった部分も、注目したいポイントです。
365日24時間体制で電話受付をしてくれるプランは、利用料も高額になります。一般的な問い合わせ対応のみを依頼するなら、時間が限定されたプランを利用したほうが経済的でしょう。
業態や利用目的に合うプランを選択すれば、効率よく電話代行サービスを活用することができます。
料金システムをチェック
電話代行サービスの料金システムは、定額制と従量課金制の2種類に分けられます。定額制は、毎月一定の料金で利用することができるのが魅力です。毎日必ず問い合わせがある、頻繁に顧客から電話がかかってくるという場合に、適したプランだといえます。
ただし対応可能な電話の数に上限が決められており、一定回数を超えると追加料金が発生するため注意が必要です。定額制プランを契約するなら、必ず上限数を確認しておきましょう。従量課金制は、1コールあたり何円という形で料金が発生する仕組みとなっています。
コール数が多い場合、上限数が高めに設定されている定額制を選んだほうが、お得になるかもしれません。逆にあまり問い合わせ数が多くない、たまにしかかかってこないという場合には、従量課金制を選んだほうが良いといえるでしょう。
サービス内容を詳しくチェック
低コストに効率よく電話代行サービスを活用するなら、事前にサービス内容を詳しくチェックしておくことが大切です。
基本料金が安かったとしても、サービスの質が低いようでは意味がありません。オペレーターの質が高いサービスを選べば、顧客からの信頼度を高めることができるでしょう。丁寧に対応を行っているのか、必要なサービスをきちんと提供しているか、という点をしっかりと見ておきましょう。
必要なサービスだけ契約することができるか、というのも重要なポイントです。不要なオプションがいくつもプラスされてしまうようなサービスは、避けたほうが良いといえます。
無料お試しサービスを活用
電話代行サービスの中には、無料お試し期間を設けているところも少なくありません。一ヶ月など、一定期間無料でサービスを試用できるのが魅力です。初めて電話代行を使ってみるという場合には、そうした無料サービスを活用してみるのが良いでしょう。
無料お試しサービスを利用すれば、費用をかけずにサービスの質を確かめることができます。電話代行サービスを使うことで実際にどの程度のメリットが得られるのか、という点を確認したい場合にもおすすめでしょう。
様々なメリットを持つ電話代行サービス
用途や目的に合わせてサービスを選べば、低コストに電話代行を利用することができます。顧客からの信頼度を高めたり、機会損失を防ぐなど電話代行サービスのメリットは様々です。最適なプランを選んで契約すれば、低コストでサービスを活用することができるでしょう。
便利で使いやすい電話代行は、費用対効果に優れたサービスとして選ばれています。
参照元(ビジネスアシスト)https://biz-assist.co.jp/