電話の対応を専門業者に依頼することで、依頼者自身が電話の対応業務を行うことや、電話の対応により業務を中断する必要をなくせるのが電話代行サービスです。様々な企業が電話代行サービスを導入することで企業のイメージアップや業務の効率化を図るなか、保険代理店においても電話代行サービスの導入は有益だと言えます。
そこでこの記事では、保険代理店において電話代行サービスを導入するメリットを紹介します。
保険代理店は電話対応が大切
保険代理店のなかには事務員やほかの社員を1人も雇わずに、経営者だけで運営している個人経営の店も少なくありません。そうした保険代理店では、店にかかってきたすべての電話にきちんと対応することが難しい場合もあります。
例えば、営業活動や顧客宅への訪問など、店を空けていることも十分に考えられます。また、店にいたとしても、接客中であったりほかの電話の対応をしていたりするときには、1人では対応しきれないこともあり得ます。電話に出ないことはほかのどの企業においても印象が良くありませんが、それが保険代理店の場合、1件の電話に出られないことが店自体のイメージダウンに大きく影響すると言えます。
電話をかけてきた相手が新規の客であった場合、電話に出てもらえない店に何度も電話をするよりも、ほかの店で相談することを検討することも考えられます。つまり、大切な契約の機会を逃すことになります。また、電話をかけてきたのがすでに契約を結んでいる顧客である場合、電話がつながらないことが多いと、それが店への不信感につながりかねません。
電話1つで店の印象が大きく変わり、契約にまで影響してしまう保険代理店だからこそ、確実に電話に対応することが重要です。
確実な電話対応のために電話代行サービスの導入が効果的
保険代理店への電話は、新たな契約を獲得するチャンスでもあります。新規の客からの電話ではなく、既存の顧客からの電話であったとしても、きちんとした対応は契約の延長や、さらなる追加契約に結びつくことも十分にあり得ます。
そうした大切な機会を逃さないために、また、店のイメージを損なわず、客から信頼される店にするためにも、電話代行サービスの導入は有益です。1人で経営している保険代理店において、身1つではどうしても対応しきれないことが出てくるのは当然とも言えます。
そのため、電話をかけてきた相手を待たせることなく、代行業者がすぐに対応し、店の代わりに専門のスタッフが印象良く応対する電話代行サービスは、保険代理店の経営には効果的なのです。
携帯電話の転送機能では得られない安心が電話代行サービスでは得られる
保険代理店の個人経営者のなかには、店を留守にするときでも電話に対応できるよう、携帯電話に電話を転送できるように設定している人も少なくありません。しかし、この方法では確実に電話に出られるとは言えません。携帯電話に転送されても、そもそも携帯電話に出られない状況もあり得ます。
また、外出中の電話対応では、外の雑音が電話に入り込んでしまい、スムーズな会話が難しいことも考えられます。転送になったうえさらに電話に出てもらえないことも、雑音が大きい電話対応も、電話をかけてきた相手にとっては非常に印象が悪いのです。
こうしたときでも、電話代行サービスを利用することで、いつでも聞き取りやすい音声で、すぐに電話に対応してもらうことが可能です。また、電話代行サービスの依頼者に電話を取り次げない場合でも、担当者が不在である旨をきちんと相手に伝え、折り返しの電話の約束をしておいてもらうことができます。
こうした対応により、顧客の獲得や信頼感のアップにつながると言えます。携帯電話への転送機能と電話代行サービスでは、保険代理店の個人経営者に与える安心感に大きな差があるのです。
電話代行サービスによる電話内容の報告
保険代理店の個人経営者が対応することのできない電話に電話代行業者が対応した場合、その電話の内容は依頼者にその都度報告されるので安心です。たとえ外出中で電話に出られない状況でも、報告は電話だけでなくメールでも受け取ることができるため、正確でスムーズな情報伝達が可能です。
折り返しの連絡を電話代行業者が約束している場合も、こうした報告サービスの利用により、素早く対応することができます。
必要に応じた電話代行サービスの導入
店にかかってきた電話のすべてを電話代行サービスに対応してもらい、必要に応じて取り次いでもらうこともできますが、一方で、普段は個人経営者自身が電話の対応をすることもできます。そういった場合は、店を空ける留守中や、接客中のときにだけ電話代行サービスにかかってきた電話を転送することも可能です。
必要に応じて柔軟に電話への対応の仕方を変えることができるのも、電話代行サービスを利用するメリットだと言えます。
時間外アナウンスの活用
電話代行業者によっては、時間外アナウンスのサービスを利用できる場合もあります。時間外アナウンスは、保険代理店の営業時間外にかかってきた電話に対して、営業時間外である旨を音声によって伝えるサービスを言います。
このサービスを活用することで、電話に出ることができる人がいないにもかかわらず、ずっと電話が鳴り続けるという事態を防ぐことが可能です。長い時間電話を鳴らし続けた末、電話を切ることは、電話をかけてきた相手にとっては不快感が大きいため、このサービスの利用は、店の信頼損失を回避するためにも重要です。
また、時間外アナウンスによる音声案内の内容は、電話代行業者にもよりますが、依頼者の要望により柔軟に対応してもらえることが一般的です。そのため、ただ単に営業時間外であることを伝えるだけではなく、細かな営業時間を伝え、再度連絡してもらえるよう促すこともできます。
電話代行業者は電話対応の専門家
保険代理店の電話対応は、電話をかけてきた客にとって、大切な保険の契約を任せる相手の第1印象となるため、言葉遣いや話し方など、対応の印象は非常に重要です。その点においても、電話代行サービスを取り入れることは依頼者にとって有益だと言えます。
電話代行業者のスタッフは電話対応の専門家であるため、店のイメージを損なわないよう、丁寧にはっきりと、印象の良い対応が可能です。そのため、電話対応の印象が悪く、契約に結びつかないといった事態を避けることにつながります。
保険代理店は電話代行サービスの導入が効果的
保険代理店において、特に個人経営者にとって電話代行サービスの活用は新たな契約の獲得のためにも、店のイメージアップや信頼損失の回避のためにも効果的です。また、電話応対に対する不安が軽減されることで、営業活動や顧客への対応業務がよりスムーズになると言えます。
さらに、電話代行サービスの導入により、出ることのできなかった電話への折り返しも素早く対応することができ、顧客の獲得機会を逃すことを防げます。