レストランを経営する方にとって、予約の電話を取りこぼすことは、大きな機会損失となります。店内が忙しかったり、営業時間外に掛かってきた電話であっても、電話代行を活用することにより、受け損なうことはなくなります。
ここでは、レストランにおける電話代行導入の流れと、得られるメリット、代行会社の選び方を紹介します。
対応できないタイミングであっても予約を取りこぼすことが無くなる
レストラン経営に電話代行を導入することのメリットには、予約の取りこぼしが無くなる点があります。店舗を運営する上で、事前に来店の予約があることは、売上を計算する上では大切なものです。お客さんが電話を掛けてくるタイミングは予想できません。
営業時間前や休日に掛かってきた電話は、受けるのが難しいことも多いでしょう。電話の転送を設定してあったとしても、就寝中の場合には、上手く対応できないこともあります。電話代行を使っていれば、どのようなタイミングであっても、お客さんからの電話に対し、上手に対応することができるのです。
事前に応答の感じや、勧めるべきメニューなどを伝えておけば、自店のスタッフと同様な感じでの対応が実現します。
本来の仕事に集中することが可能
飲食店では、時間帯によって忙しさが変わっていくものです。ランチタイムなど、店内が混雑するタイミングでは、お客さんから予約の電話が掛かって来たとしても、スタッフが対応できないケースも珍しくありません。電話代行を活用することで、スタッフが手が離せない状態であっても、大切な予約の電話を逃すことがなくなるのです。
お客さんが来店しているときに、予約や問い合わせの電話が来ると、どう対処して良いかでスタッフが悩むこともあります。目の前にお客さんがいる状態で、掛かってきた予約電話に出て良いかは、入店間もない新人スタッフには、判断できなかったりするからです。
アルバイトを多く使っている店舗では、電話代行を活用することは、売上向上のための大切な手段なのです。
配達や出前により店を空けても問題がなくなる
店舗が狭かったり、入客が芳しくなかったりする場合は、出前や配達業務に活路を見出すものでしょう。少人数の店舗では、店に電話番を置くのも難しいのが実情です。電話代行を活用することで、店内にスタッフがいないタイミングであっても、掛かってきた電話を受け損なう心配はなくなります。
出店地域によっては、来店客だけに頼っていては、店が立ち行かなくなる可能性があります。出前注文に売上を頼るなら、代行会社の活用を考えてみるのも良いでしょう。平日の午前中などは、近隣の企業からランチの配達の注文が集中する場合もあります。
自店で電話対応を行っていると、複数の電話を同時に捌くことはできません。代行会社を活用することで、注文が殺到しても慌てることがなくなるのです。
電話履歴や通話内容の管理が容易になる
お客さんから掛かってきた電話に対応するにも、スタッフが受ける場合には、間違って受けてしまうことがあります。受電後にスタッフが残したメモを見ると、注文内容と違った記載がされていることも珍しくはありません。
僅かなミスであっても、件数が重なると大きな損失に繋がっていきます。電話代行を活用することで、お客さんから掛かって来た注文を間違いなく記録できるのです。
売上計画を立てる際には、月にどの程度の注文があるかを把握しておく必要があります。
店舗内で受電状況を記録しておいても、集計作業には手間が掛かり、多くの時間を割いてしまうものです。代行会社を使っていれば、手間のかかる記録作業に労力を使うことは無くなります。電話内容の正確な記録と、管理業務の省力化が代行会社を活用することにより実現するのです。
食材の仕入れの無駄をなくせる
注文を受けた電話内容により、必要になる食材の種類や、数量は変わっていきます。自店に調理に必要になる食材を発注するシステムが導入されている場合には、代行会社を活用することにより、調理用食材の発注ミスをなくすことを実現できます。
オペレータが受けた注文をメールで送ってもらえば、食材の数量と種類の把握が可能になるからです。正確な注文データを蓄積していけば、売上予測を立てることも容易になります。開店準備に向けて、スタッフが忙しく動いている状態であっても、間違いのない仕込みを進められるのです。
月額制の料金で電話の代行を依頼できる
電話代行を使うメリットには、運営コストの削減があるでしょう。スタッフが電話を受けるにも、余裕を持って人を店に配置しておく必要があるからです。電話業務は外部に任せると割り切っておけば、余分な人員コストを掛けることもなくなり、店の運営コストを軽減できるのです。
多くの電話代行会社では、月額制で依頼することが可能となっています。人を雇うよりも遥かに安いコストで電話注文へ対応できるのです。
クレーム対応を依頼することも可能
店舗に掛かってくる電話は、注文だけではありません。お客さんからのクレームの電話も少なからずあるものです。店舗スタッフが対応すると、問題のある応答をする可能性もあります。店が落ち着いているタイミングであれば良いですが、忙しい時間帯にクレームがくると、的確な応対ができないこともあります。
電話代行の会社では、クレームの処理も含めた、顧客対応に長けたスタッフが多数在籍しています。経験豊かなオペレータが、お客さんから来たクレームに対しても、失礼がないように対処してくれるのです。
代行会社は実績と評判で選びましょう
電話代行会社を選ぶ際には、実績で検討することが大切です。創業から長年にわたって飲食系の電話代行を行っている会社には、多くのノウハウが蓄積されているからです。インターネット上の比較サイトを見ると、利用企業の口コミも掲載されています。
同じ業態の飲食店の評判を参考に選んでみるのが良いでしょう。電話代行の会社によっては、お試し期間が設けられている場合もあります。一定期間にわたって使ってみることで、自店に合った電話対応業務を進めてくれるかを判断してからの契約が可能になるのです。
電話代行を利用するレストランが増加
レストランに電話代行を導入することで、予約の取りこぼしはなくなります。店が忙しいタイミングでは、スタッフが適切な電話応対ができないこともあります。代行会社に対応を依頼することで、間違いのない正確な対応が可能になります。
出前業務などで店にスタッフが不在なときでも、外部に電話対応を頼んでおけば問題はなくなります。店に対するクレームにも的確な対応が可能です。